780万円の見積から、発注前に確認すべき抜けを4件見つけた
金属部品加工会社。従業員45名、年商8億円。実在の会社をもとにしない架空のモデルケースで、数字は試算例です。
困っていたこと
15年使った販売管理システムに、サポート終了の予告が届きました。システム会社からの更新見積は780万円。妥当かどうか、社内に判断できる人がいません。説明は専門用語ばかりで、何を質問すればいいのかも分からない状態でした。
過去に、使われないシステムを買ってしまった失敗があります。金額の大きい買い物に、慎重になっていました。
見積から見えたこと
項目を日本語に置き直すと、この見積の問題は金額の高い安いではないことが分かりました。今は使っていない機能が含まれている一方で、データ移行の範囲、操作の教育、初期の不具合対応など、書かれていない作業があります。発注後に揉めるのは、たいていこの書かれていない部分です。
やったこと
- 見積を項目ごとに確認し、内容を日本語に置き直した
- 過剰な機能と、抜けている作業を洗い出した
- 発注前にシステム会社へ確認すべき質問リストを作成
- 値下げ交渉とは別に、判断のための論点を整理
結果
発注前に確認すべき抜けが4件見つかり、システム会社への質問リストがそろいました。値切りの材料ではなく、発注後に揉めないための材料です。社長が自分の言葉でシステム会社と話せる状態になりました。
なお、提案依頼書を作った案件は、比較の中立を保つため、原則当社では開発しません。
モデルケースです。実案件では、同じ形式で見積1件から診断します。
この事例の成果物
診断メモの1ページ目を公開しています。システム会社を悪者にせず、判断材料をそろえる書き方です。